Como gerenciar uma equipe externa

Você sabe como gerenciar uma equipe externa? Ou seja, consegue administrar tempo, qualidade e capacidade produtiva dos colaboradores que fazem atendimentos externos e transitam de um cliente para o outro durante o dia? Essa é uma dúvida bastante presente por parte de empreendedores que atuam em diversos segmentos, como as assistências técnicas, as lojas de informática, as oficinas, entre outras.

Esse questionamento é bastante pertinente, pois as empresas que se dedicam a ter um time bem qualificado para trabalhar com atendimentos externos conseguem fornecer o melhor suporte ao cliente, o que favorece o aumento das vendas nas empresas.

Pensando nesse assunto, neste conteúdo destacaremos sobre a importância de ter uma equipe qualificada para trabalhar em atendimentos externos e forneceremos dicas que ajudarão a otimizar essa prática. Continue com a gente.

Qual a importância de contar com um time bem qualificado para trabalhar com atendimentos externos?

O atendimento externo é uma atividade frequente para as empresas que trabalham com suporte manutenção. Nesse momento, os funcionários terão relação direta com os clientes.

Por esse motivo, é muito importante ter uma equipe qualificada e preparada para atender as pessoas. Com os funcionários prestando um bom suporte e esclarecendo as dúvidas dos indivíduos, os clientes terão uma imagem positiva da sua empresa e poderão voltar a fazer negócio ou mesmo recomendar a sua organização aos amigos.

Essas questões mencionadas, somadas, contribuirão para a sua empresa conquistar mais clientes, vender mais, aumentar os lucros e ganhar autoridade no mercado. Desse modo, podemos dizer que contar com um time qualificado para trabalhar com atendimentos externos é um dos principais segredos das empresas de sucesso e essa lógica é válida para organizações de diferentes portes e segmentos mercadológicos. 

Como otimizar os atendimentos externos?

Melhorar os atendimentos externos realmente não é uma tarefa fácil, pois é necessário estar atento a diferentes questões para que seja possível aperfeiçoar esse processo na sua empresa.

A boa notícia é que existem diversas estratégias que podem ser adotadas com o objetivo de justamente otimizar os atendimentos externos. Entre elas estão o planejamento, o uso de ferramentas tecnológicas, a pontualidade em relação aos prazos, o desenvolvimento e a comunicação entre os membros da equipe. Destacaremos sobre essas questões na sequência do conteúdo.

Planejamento

Sem dúvida, o planejamento é o primeiro passo para melhorar os atendimentos externos na empresa. Essa questão ganha ainda mais importância pelo fato de você coordenar uma equipe pelo qual você não tem contato direto a todo tempo. Não é possível, por exemplo, passar de forma regular nas mesas e dizer onde os funcionários devem ficar, Pois todos devem saber isso previamente.

O cumprimento dos prazos também é fundamental. Os times que trabalham a distância em algum projeto podem perder o senso de urgência algumas atividades. Por esse motivo, o estabelecimento de metas ajuda a manter as tarefas nos trilhos e dentro do ritmo esperado. 

Tecnologia

As ferramentas tecnológicas são outro elemento fundamental para otimizar atendimentos externos. As novas tecnologias são capazes de integrarem as equipes e também tornar o fluxo de informações centralizado e acessível a todos os membros do time. 

Atualmente existem vários sistemas que são utilizados com o objetivo de facilitar a troca de informações e elas são úteis para gerenciar uma equipe que trabalha em atendimentos externos. 

Isso porque, por meio das ferramentas tecnológicas é possível ter acesso a informações relevantes como a marcação de visitas, o agendamento das manutenções, os funcionários destinados para cada atividade, observações sobre cada cliente etc.

Ao ter todo processo digitalizado, torna-se possível ter uma empresa mais ágil, produtiva e com processos mais seguros.

De acordo com o mapa da Digitalização das MPEs Brasileiras, idealizado pelo ABDI, a transformação digital não trata de comprar as tecnologias de ponta, mas sim sobre a mudança nas estratégias e atuação das empresas e gerenciamento de suas equipes, utilizando as tecnologias como ativos para modelos de negócios que habilitem as empresas a gerar mais valor para os clientes nos ambientes físico e virtual.

Veja o mapa da utilização de tecnologias habilitadores no mapa:

Como gerenciar uma equipe externa e manter a Pontualidade

Sabemos que a pontualidade é um aspecto complexo de controlar ainda mais quando falamos em gestão de equipes externas. No entanto, a pontualidade é extremamente importante para assegurar a produtividade de toda a equipe.

Diversas questões podem dificultar a pontualidade. Isso porque, os empregados do time externo enfrentam cotidianamente questões como transporte público, engarrafamentos etc. 

As ferramentas tecnológicas são muito úteis nesse contexto, pois elas ajudam a monitorar possíveis atrasos e o porquê eles aconteceram. Além disso, torna-se possível saber quanto tempo, em média, dura os atendimentos.

Desenvolvimento da equipe

Os times de atendimento externo são compostos por pessoas que apresentam diferentes experiências e perspectivas. Por isso, é fundamental fornecer programas de capacitação para que seja possível aprimorar as habilidades por parte dos funcionários e, assim, ajudá-los a serem mais capacitados no desempenho das atividades cotidianas. 

Também é importante fornecer feedbacks, de maneira regular, para que as pessoas saibam como podem ajudar a sua empresa se desenvolver no mercado. Trata-se de mais uma medida que ajuda a desenvolver a equipe e otimizar o desempenho de cada profissional. 

Comunicação

A comunicação é um dos elementos mais importantes para gerenciar uma equipe que trabalha em atendimentos externos. Por meio dessa prática, todos os funcionários entenderam exatamente seu papel dentro do time.

Atualmente existem diversas ferramentas pelas quais você poderá desenvolver uma boa comunicação com todo o time. Entre elas estão e-mail, videochamadas, mensagens instantâneas etc.

Como é possível perceber, gerenciar uma equipe para trabalhar em atendimentos externos não é uma tarefa fácil, pois é preciso levar diversas questões em consideração. Por esse motivo, apresentamos para você algumas dicas valiosas que visam orientar nessa jornada e ajudar a melhorar o atendimento ao cliente. Dessa forma, será possível melhorar as vendas e conquistar mais autoridade no mercado.

Este conteúdo na qual forneceremos dicas sobre como gerenciar uma equipe que vai trabalhar em atendimentos externos foi útil para você? Compartilhe este post para os seus amigos nas redes sociais e permita que mais pessoas tenham conhecimento em relação a esse relevante assunto.

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